Digitalização do Estado amplia eficiência, mas exige nova rotina das empresas
Integração de dados públicos torna fiscalização mais ágil e aumenta necessidade de atenção às obrigações digitais, em especial entre MPEs
A digitalização do Estado brasileiro deixou de representar apenas a substituição do papel por serviços eletrônicos e avança para uma etapa de integração de dados capaz de mudar a relação dos negócios com o Poder Público. Informações fiscais, trabalhistas e cadastrais passam a ser compartilhadas entre diferentes sistemas, simplificando processos, mas também ampliando a capacidade de identificar inconsistências e fiscalizar empresas com mais rapidez.
Os reflexos desse movimento sobre o ambiente de negócios foram debatidos durante reunião do Conselho de Serviços da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP). Ao abrir o encontro, o presidente do conselho, Marcelo Braga, abordou a necessidade de aproximar a transformação digital da realidade empresarial, principalmente das Micro e Pequenas Empresas (MPEs), que contam com menos estrutura para acompanhar mudanças regulatórias e novas obrigações.
As diferenças no próprio avanço da digitalização pelo País foram exemplificadas pelo vice-presidente do conselho, Eladio Paniagua Junior, com base na experiência do segmento de locação de veículos. Segundo ele, enquanto processos de primeiro emplacamento podem ser concluídos rapidamente em Estados como Paraná e Minas Gerais, em São Paulo ainda levam dias e apresentam custos superiores. “O Brasil, na verdade, não tem um registro digital, mas vários. E essa diferença é, além de técnica, competitiva”, afirmou.
Para Paniagua Junior, burocracia e custos adicionais acabam interferindo na própria capacidade de investimento das empresas. “Cada dia que esperamos um documento sair, cada custo adicional, é tempo e dinheiro que deixam de virar investimento, contratação e inovação”, acrescentou.
Sistemas integrados mudam relação com o Estado
A partir dessas questões práticas, o debate avançou para os impactos mais amplos da digitalização sobre o ambiente de negócios. A palestra acerca do tema foi conduzida por Andriei Gutierrez, presidente do Conselho de Economia Digital e Inovação da FecomercioSP, que apresentou a trajetória da transformação digital do Estado e seus reflexos para as empresas do setor de Serviços.
Na ocasião, Gutierrez ressaltou que esse processo vem sendo construído há mais de duas décadas no governo federal e se consolidou como uma política de Estado, passando por diferentes administrações. Um dos principais elementos dessa evolução é a interoperabilidade, que permite aos sistemas públicos compartilhar e cruzar informações.
A dimensão desse processo aparece nos dados do Conecta Gov.br. As consultas de informações entre órgãos públicos passaram de 56 milhões, em 2020, para 1,1 bilhão em 2025. Segundo os dados apresentados, a economia estimada pelo governo com esse compartilhamento chegou a R$ 6,31 bilhões no ano passado.
Para as empresas, porém, a integração também muda a lógica da fiscalização. Informações provenientes de notas fiscais, folha de pagamento, eSocial, FGTS e outras bases podem ser confrontadas eletronicamente, identificando divergências de forma muito mais rápida.
“No passado, quando os sistemas estavam no papel ou não conversavam entre si, uma autuação dependia muitas vezes de uma denúncia ou de uma fiscalização específica. Com os sistemas digitalizados, integrados e, cada vez mais, com Inteligência Artificial, uma inconsistência pode ser identificada automaticamente”, explicou Gutierrez.
Pequenas empresas lidam com mais obstáculos
Enquanto negócios de maior porte geralmente contam com áreas Fiscais e Jurídicas, sistemas integrados de gestão e equipes responsáveis pelo acompanhamento regulatório, MPEs frequentemente dependem do próprio empresário e do contador para acompanhar obrigações e prazos. A apresentação frisou que, embora a obrigação digital possa ser a mesma para todos, o custo e a estrutura necessários para cumpri-la são diferentes.
No campo trabalhista, um exemplo é o Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET), utilizado para a comunicação entre a fiscalização e os empregadores. Uma notificação pode ser considerada recebida após 15 dias, mesmo que não tenha sido aberta, o que reforça a necessidade de monitorar regularmente a plataforma e manter dados e procurações atualizados. “É muito desigual cobrar da pequena da mesma maneira que se cobra da grande. As MPEs precisam de tratamento diferenciado”, ressaltou Gutierrez.
Durante o debate, o presidente do conselho alertou também para tentativas de fraude que simulam comunicações oficiais. Com a ampliação das notificações digitais, a orientação é verificar as informações diretamente nos ambientes oficiais do governo, evitando acessar links recebidos por e-mails, mensagens ou aplicativos.
Reforma Tributária amplia digitalização
A transformação também avança sobre a área Tributária. A partir de 1º de novembro, MPEs optantes pelo Simples Nacional passam a utilizar obrigatoriamente o padrão nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Esse processo ganha peso com a Reforma Tributária e a implantação gradual da CBS e do IBS. Na avaliação apresentada durante o encontro, a integração entre documentos fiscais, sistemas de gestão e bases públicas tende a tornar a apuração mais automatizada, ao mesmo tempo que aumenta a necessidade de consistência das informações fornecidas pelas empresas.
A Inteligência Artificial (IA) deve ampliar ainda mais essa capacidade. Gutierrez chamou a atenção, porém, para a necessidade de transparência nos processos automatizados. Ele enfatizou que se algoritmos forem utilizados para selecionar empresas para fiscalização, será necessário garantir mecanismos que permitam compreender os critérios utilizados e exercer o direito de defesa.
Capacitação entra no centro da agenda
O debate ainda salientou que a digitalização do Estado precisa ser acompanhada pela capacitação das empresas. Dentre os encaminhamentos apresentados por Gutierrez, destacam-se defesa de prazos de adaptação compatíveis com a capacidade dos pequenos negócios, mecanismos simples para contestar notificações automáticas e mais transparência sobre os critérios utilizados por sistemas e algoritmos de fiscalização.
O desafio, segundo as discussões da reunião, é fazer com que as empresas acompanhem a velocidade dessa transformação. Para MPEs, informação, capacitação e orientação técnica tornam-se ainda mais importantes para que os ganhos proporcionados pela digitalização não sejam acompanhados por novos custos e riscos de conformidade.
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